Alles über die Screenshot-Funktion: Wann man sie einsetzt und wie man die Grenze nicht überschreitet

Die Screenshot-Funktion ist ein praktisches Tool zur Computerüberwachung, wenn Sie zusätzliche Sicherheit und Kontrolle wünschen. Die Verwendung ist jedoch auch sehr schwierig. Erfahren Sie, wie Sie diese erstaunliche Funktion verwenden und wann Sie sie vermeiden sollten.

Im Laufe der Jahre hat sich die Computerüberwachungstechnologie von einer einfachen Zeitschaltuhrsoftware zu einem leistungsstarken Tool entwickelt, das fast alles erkennen und aufzeichnen kann, was jeder einzelne Mitarbeiter auf seinem Computer tut. Die Änderung war schnell und drastisch, aber notwendig - mit dem Anstieg der Fernarbeit, der Anzahl der Mitarbeiter und der digitalen Speicherung wichtiger Dokumente und Daten wurde eine umfassende automatische Lösung zur Überwachung der Computeraktivität benötigt.

Heutzutage gibt es viele Arten von Computernutzungssoftware, von denen jede ihre eigenen Merkmale und Funktionen hat. Hier konzentrieren wir uns auf eine der erweiterten Funktionen, die einige der besten Computerüberwachungssoftware bieten - Screenshots.

Wie Sie gleich feststellen werden, ist dies eine sehr leistungsstarke Funktion, die möglicherweise einige der Antworten liefert, die andere Funktionen nicht bieten können, aber auch die, die in der Grauzone zwischen der Sicherung von Unternehmensdaten und -ressourcen auf einer liegt Ende und Vernichtung der Privatsphäre und des Vertrauens der Mitarbeiter am anderen Ende des Spektrums.

Unser Ziel ist es daher, Ihnen diese erstaunliche Funktionalität der Computerüberwachung vorzustellen und Ihnen zu zeigen, wie Sie sie zum Nutzen Ihres Unternehmens einsetzen können, ohne dabei Ihre Mitarbeiter zu verletzen.

Wie es funktioniert

Beginnen wir mit einem kurzen Überblick darüber, wie die Screenshot-Funktion funktioniert und was sie kann.

Wir alle wissen, was Screenshots sind - machen Sie ein Foto von einem Computerbildschirm, in diesem Fall von den Computern Ihrer Mitarbeiter, um zu sehen, was auf ihren Desktops vor sich geht. Sie nehmen diese Screenshots vollständig aus der Ferne von Ihrem Dashboard auf, und die Mitarbeiter bemerken nichts.

Die Computerüberwachung mit dieser Funktionalität bietet normalerweise zwei Optionen. Sie können entweder jederzeit und auf jedem aktiven Computer im Netzwerk manuell einen Screenshot erstellen oder automatische Screenshots festlegen.

Im letzteren Szenario können Sie beispielsweise Ihre Zeiterfassungssoftware mit Screenshots so einstellen, dass sie auf den Computern X, Y und Z fünfmal pro Stunde aktiviert wird. Dies bedeutet, dass jede Stunde fünf Standbilder in zufälligen Intervallen aufgenommen werden Wie diese drei Desktop-Bildschirme aussahen und was genau diese Mitarbeiter taten.

Alle diese Bilder können Sie sich per Email zusenden lassen.

Mit dem Addon "Wolfeye Screenviewer" können Sie sogar mit dem Browser den Live-Bildschirm der Mitarbeiter sehen, als würden Sie selbst davor sitzen.

Offensichtlich ist dies eine mächtige Waffe, daher ist es von größter Wichtigkeit, sie gut und nur aus einem guten Grund einzusetzen. Mal sehen, was diese Gründe sein könnten.

Screenshots zum Datenschutz verwenden

Die Hauptfunktion der Computerüberwachung mit Screenshots besteht darin, eine zusätzliche Schutzschicht für vertrauliche Unternehmensdaten oder Kundeninformationen bereitzustellen.

Angenommen, Sie haben ein wichtiges Dokument, das sicher bleiben soll, und einige Mitarbeiter arbeiten daran. Natürlich ist das Vertrauen groß, aber Sie können nie zu sicher sein und manchmal möchten Kunden eine zusätzliche Versicherung, dass ihre Informationen geschützt sind. Fair genug.

Mit der Computerüberwachungssoftware können Sie erkennen, woran diese Mitarbeiter arbeiten, und Sie können einen Screenshot machen, wenn sie an dieser Aufgabe arbeiten, um sicherzustellen, dass sie das Dokument nicht kopieren oder an Dritte weitergeben. Noch besser ist, wenn Sie über eine automatische Zeiterfassungssoftware mit Screenshots und Aktivitätsstufen verfügen, können Sie genau wissen, auf welche Datei jeder Mitarbeiter zugreift, und Screenshots aktivieren, wenn Sie sehen, dass sie an einem vertraulichen Dokument arbeiten.

Workflow verfolgen

Eine andere Situation, in der Screenshots verwendet werden können, besteht darin, den Fortschritt einer Person bei einer bestimmten Aufgabe zu verfolgen. Beachten Sie jedoch, dass in den meisten Fällen nur Ihre reguläre Online-Projektzeiterfassungssoftware ausreicht, die erkennt, wie viel Zeit ein Mitarbeiter für eine bestimmte Aufgabe verbringt, und Screenshots nur als letztes Mittel verwendet werden sollten.

Nehmen wir also an, Sie sehen, dass einer Ihrer Mitarbeiter viel mehr Zeit für eine bestimmte Art von Aufgabe verbringt als seine Kollegen. Sie möchten wissen, ob dies daran liegt, dass sie sehr detailliert sind, mehr als erwartet leisten oder einfach nicht wissen, wie sie diese Plattform nutzen oder diesen Prozess effizient genug abschließen können.

Während Sie sich sicherlich an sie wenden und fragen könnten, können Sie mit ein paar Remote-Screenshots dieselben Informationen erhalten, ohne den Mitarbeiter zu unterbrechen. Außerdem könnte ein Arbeiter zögern, zuzugeben, dass er Schwierigkeiten hat, Dinge zu erledigen. PC-Desktop-Überwachungssoftware ist dies jedoch nicht.

Wenn Sie keine Screenshots verwenden sollten

Inzwischen ist klar, dass diese Funktion tatsächlich sehr leistungsfähig ist. Sie sollten also äußerst vorsichtig sein, wann und wie Sie es verwenden.

Wenn es beispielsweise um Datensicherheit geht, könnten Sie versucht sein, automatisch fortlaufende Screenshots für Personen zu erstellen, von denen Sie vermuten, dass sie aus irgendeinem Grund eine Bedrohung darstellen. Wenn Sie diesen Weg gehen, müssen Sie in Ihrem Verdacht vollständig und objektiv gerechtfertigt sein. Andernfalls zielen Sie nur auf zufällige Personen ab, was sogar zu einer Klage führen kann. Wenn Sie Ihre Daten also vor potenziellen Insider-Bedrohungen schützen, tun Sie dies wahllos.

Ein weiterer wichtiger Ratschlag ist, niemals Screenshots von Computern von Mitarbeitern zu machen oder zu speichern, die sie für private Zwecke verwendet haben, z. B. einen kurzen Blick auf ihren persönlichen E-Mail-Posteingang werfen oder sich während einer Pause bei Facebook anmelden oder, noch schlimmer, noch schlimmer und überprüfen ihren Kontostand. Das Sammeln dieser Daten ist in vielen Ländern gesetzlich verboten und entfremdet Mitarbeiter und wirkt sich sowieso negativ auf Ihre Unternehmenskultur aus.

Und schließlich verwenden Sie immer die Screenshot-Funktion der Computeraktivitätssoftware, wenn Sie einen guten Grund dazu haben.

Fazit

Die Computerüberwachung ist fortschrittlicher als je zuvor und die Screenshot-Funktion kann Ihnen bei der Informationssicherheit und der Verfolgung des Workflows helfen. Aber gerade weil es so mächtig ist, sollten Sie es verantwortungsbewusst einsetzen. Letztendlich bedeutet es nichts, diese paar Dinge zu optimieren, wenn Sie am Ende Ihr wertvollstes Vermögen - die Mitarbeiter - verletzen.